Er ikke lagt under referater endnu.

Så til dem, det måtte interessere, her er det.

kh

trille

 

Referat af midtvejsmøde, søndag den 12. november kl. 8.30-12.30 på hotel Comwell Korsør

 

Orienteringspunkter

1. Status på bemanding og opgavevaretagelsen i DBf´s sekretariat
2. Status på overgang til nyt økonomistyringssystem
3. Bestyrelsens strategiproces 
4. Budget 2018 

Sager til drøftelse

5. Evaluering af bridgefestival - jf. den rundsendte evalueringsrapport
6. Ændring af DM par finaler jf. vedlagte oplæg
7. Perspektiver på aflysningen af organisationsdagen den 11.11.
8. Drøftelse af distrikternes rolle i sager om klubbernes administration m.v.
9. Eventuelt – herunder kommunikation og koordinering mellem distrikterne og DBf.

Deltagere

 

Repræsentanter:

• Jane Norgren (Fyn)
• Inge Lind Sørensen (Fyn)
• Christian Snabe (Kbh.)
• Birgitte Engelbrechtsen (Østjylland)
• Annalise Thorsen (Østjylland)
• Niels Peter Meldgaard (Sydjylland)
• Flemming Jørgensen (Sydjylland)
• Finn Caspersen (Nordsjælland)
• Henning Mikkelsen (Nordsjælland)
• Kurt Als (Nordjylland)
• Birte Kjeldsen (Nordjylland)
• John Maagaard (Vestsjælland)
• Poul Rasmussen (Vestsjælland)
• Per Egelund (Østsjælland)
• Søren Pirmo (Østsjælland)
• Olaf Johansen (Storstrøm)
• Inge Smith Nielsen (Storstrøm)

 

Hovedbestyrelsen, HB:

• Nis Rasmussen
• Anne Lauritzen
• Nell Rindahl 
• Bo Ulrik Munch
• Ole Raulund

Fra sekretariatet:

• Direktør Charlotte Fuglsang
• IT- og turneringschef, Jeppe Knappe

Desuden deltog:

• Steen Løvgreen, klubpartner
• Jytte Skjærbæk fra festivalledelsen

 

1. Status på bemanding og opgavevaretagelsen i DBf´s sekretariat

Indledningsvist orienterede Nis Rasmussen om den proces, der ledte til beslutnin­gen om at afskedige tidligere generalsekretær i DBf og ansættelsen af ny direktør samt udviklingen herefter.

 

HB og repræsentanterne havde herefter en åben drøftelse af den strategi- og for­andringsproces der er igangsat - herunder også personaleændringerne i DBf’s se­kretariat, hvor direktør Charlotte Fuglsang redegjorde for situationen, som natur­ligvis havde givet mange udfordringer. Charlotte Fuglsang bemærkede endvidere, at de ledelsesmæssige beslutninger var udøvet i overensstemmelse med de be­slutninger, der var truffet af HB. Charlotte Fuglsang benyttede samtidig lejlighe­den til at takke de frivillige i DBf, som havde bistået sekretariatet med at løfte flere opgaver, der skulle løses i en ekstraordinær situation. Repræsentanterne tog orienteringen til efterretning og opfordrede til, at HB var mere tydelig og proaktiv i sin kommunikation om sin strategiproces og de initiati­ver, der følger. Dette tog HB til efterretning.

 

 

 

2. Status på overgang til nyt økonomistyringssystem

Charlotte Fuglsang gav en kort orientering om baggrunden for overgang til nyt økonomistyringssystem, e-conomics, den 1. januar 2018. Målet er at sikre bedre overblik og økonomistyring samt bedre ledelsesinformation. Skiftet til nyt økono­misystem vil desuden bedre understøtte procedurer og interne kontroller end vo­res eksisterende system.

 

Kurt Als spurgte under dette punkt til debitorlisten. Charlotte Fuglsang gav en orientering om situationen, som også havde været drøftet med og bekræftet af DBf´s revision. Repræsentanterne drøftede herefter proceduren for gamle ude­stående beløb, herunder at flere beløb må afskrives som tab, i det seneste estimat for 2017 på 200.000 kr. som er estimeret til 200.000 kr. Der var enig­hed om, at der er brug for en tydeligere beskrevet procedure om, hvordan sådan­ne tilgodeha­vender skal håndteres fremadrettet.

 

Repræsentanterne bakkede op om ledelsen og sekretariatet og lagde vægt på, at der nu blev brugt den nødvendige tid til at få ryddet op i debitorlisten, fremsendt rykkere m.v. med henblik på årsregnskabet 2017 samt sikring af ”rent bord” ved overgang til nyt økonomistyringssystem pr. 1.1.2018.

 

3.Bestyrelsens strategiproces 

I forlængelse af drøftelsen under punkt 1 bad Finn Caspersen om en yderligere be­lysning af HB´s strategiproces. Nis Rasmussen fortalte om den igangværende stra­tegiproces, at HB har fokus på at understøtte og servicerer klubberne bedst muligt herunder skabe grundlag for at udbrede bridgen til nye målgrupper og dermed

fastholde DBf´s klubber som et stærkt omdrejningspunkt for bridge i Danmark. Konklusionen var i al væsentlighed en opbakning til eksekveringen af den igang­satte udvikling.

 

4.Budget 2018 

Charlotte Fuglsang præsenterede budgetudkastet og gav en kort orientering om baggrunden for en række central budgetposter – herunder løn&personale. Olaf Johansen påpegede, at budgettet for honorarer under Dansk bridge burde bereg­nes på ny. Repræsentanterne tog herefter budgettet til efterretning.

 

 

 

5. Evaluering af bridgefestival - jf. den rundsendte evalueringsrapport

Der var til punktet rundsendt en evalueringsrapport. Den samlede festivalledelse deltog i midtvejsmødet.

 

Følgende blev drøftet:

• Festivalens størrelse og succeskriterium. Det vil sige skal festivalen skal ha­ve en deltagerbegrænsning? Der var her enighed om, at festivalen er en bredde-event og dermed en vigtig investering for DBf og udbredelsen af bridgen. Det betyder, at der skal ses på, hvordan de eksisterende mulighe­der er for inddragelse af flere lokaler.
• Der blev spurgt til priser, hvad er f.eks. prisen på en frivillig? Per Egelund svarede hertil, at

• En tilrejsende koster 1.000 kr. /dag
• En lokal koster en tredjedel.
• Der blev endelig spurgt til festivalens økonomi og der var tilslutning til, at festiva­len ikke nødvendigvis skal hvile i sig selv. Det blev dog bemærket, at der kan skrues på deltagerbetalingen til nogle turneringer.

 

Evalueringsrapporten blev herefter vedtaget og godkendt til offentliggørelse.

 

6. Ændring af DM par finaler jf. vedlagte oplæg

Ole Raulund præsenterede oplæg til nyt format for parfinalerne.

Undersøgelsen blandt deltagere i DM for seniorer viser, at 70% støtter fri tilmel­ding og 70% er imod overført score til finalen. Resultatet blev problematiseret af repræsentanterne med argumentet om, at de, der tilmelder sig og dermed bliver adspurgt jo har en bias for turneringen.

 

Henning Mikkelsen præsenterede en undersøgelse, der viste, at distrikterne Kø­benhavn, Østsjælland og Fyn har sendt flere deltagere end før fri tilmelding, Vestsjælland og Bornholm har sendt færre og resten har præsteret et stort set uændret deltagerantal.

 

Distrikternes rolle som arrangør af DM-kvalifikationer blev debatteret.

 

Det aftaltes, at fri tilmelding til seniorpar fastholdes endnu et år og evalueres derefter på ny. Damepar tilstræbes omlagt til fri tilmelding allerede fra 2018. Dette skal koordineres nærmere med TUK. Åben- og Mix-par drøftes med ud­gangspunkt i evalueringen af senior- og damepar 2018.

 

 

7. Perspektiver på aflysningen af organisationsdagen den 11.11. 2017

Repræsentanterne drøftede, hvilke initiativer der skal igangsættes i lyset af af­lysningen af organisationsdagen. Der blev fra de tilstedeværende lagde vægt på, at der i særlig grad var brug for at få belyst og afklaret distrikternes rolle i sam­spillet mellem klubberne og DBf. Det blev derfor besluttet, at udsætte interes­sentanaly­se samt planlægning af nye organisationsdage i forhold til klubberne. Det blev samtidig aftalt at afholde en temadag om distrikternes rolle, søndag 11. marts 2018.

 

8. Drøftelse af distrikternes rolle i sager om klubbernes administration m.v.

De tilstedeværende udvekslede synspunkter om sæsonbegrebet samt enkeltmed­lemmers klubløshed henover sommeren. Dette på baggrund af DBf´s udmelding i et ny­hedsbrev fra august 2017 med det formål at opfordre til en prak­sis, hvor de enkel­te medlemmer oplever en god service og undgår ”klubløshed” ved klub­skifte.

 

Flertallet af repræsentanter tilsluttede sig DBf´s udmelding. Der var således enig­hed om, at flertallet af klubber administrerer sæsonbegrebet som sammenfalden­de med DBf’s sæsonbegreb 1/9 – 31/8, og anerkender derfor ikke problematise­ringen af, at enkelte klubber anvender et andet sæsonbegreb for udmeldelse af medlemmer.

 

9. Eventuelt – herunder kommunikation og koordinering mellem distrikter­ne og DBf.

Midtvejsmødet 2018 afholdes søndag den 11. november 2018 vest for Storebælt.

 

For referatet,

Charlotte Fuglsang