Debatforum
Referat af Miidtvejsmødet den 12. november 2017
E-mail notifications|
Er ikke lagt under referater endnu. Så til dem, det måtte interessere, her er det. kh trille
Referat af midtvejsmøde, søndag den 12. november kl. 8.30-12.30 på hotel Comwell Korsør
Orienteringspunkter
Sager til drøftelse
Deltagere
Repræsentanter:
Hovedbestyrelsen, HB:
Fra sekretariatet:
Desuden deltog:
Indledningsvist orienterede Nis Rasmussen om den proces, der ledte til beslutningen om at afskedige tidligere generalsekretær i DBf og ansættelsen af ny direktør samt udviklingen herefter.
HB og repræsentanterne havde herefter en åben drøftelse af den strategi- og forandringsproces der er igangsat - herunder også personaleændringerne i DBf’s sekretariat, hvor direktør Charlotte Fuglsang redegjorde for situationen, som naturligvis havde givet mange udfordringer. Charlotte Fuglsang bemærkede endvidere, at de ledelsesmæssige beslutninger var udøvet i overensstemmelse med de beslutninger, der var truffet af HB. Charlotte Fuglsang benyttede samtidig lejligheden til at takke de frivillige i DBf, som havde bistået sekretariatet med at løfte flere opgaver, der skulle løses i en ekstraordinær situation. Repræsentanterne tog orienteringen til efterretning og opfordrede til, at HB var mere tydelig og proaktiv i sin kommunikation om sin strategiproces og de initiativer, der følger. Dette tog HB til efterretning.
Charlotte Fuglsang gav en kort orientering om baggrunden for overgang til nyt økonomistyringssystem, e-conomics, den 1. januar 2018. Målet er at sikre bedre overblik og økonomistyring samt bedre ledelsesinformation. Skiftet til nyt økonomisystem vil desuden bedre understøtte procedurer og interne kontroller end vores eksisterende system.
Kurt Als spurgte under dette punkt til debitorlisten. Charlotte Fuglsang gav en orientering om situationen, som også havde været drøftet med og bekræftet af DBf´s revision. Repræsentanterne drøftede herefter proceduren for gamle udestående beløb, herunder at flere beløb må afskrives som tab, i det seneste estimat for 2017 på 200.000 kr. som er estimeret til 200.000 kr. Der var enighed om, at der er brug for en tydeligere beskrevet procedure om, hvordan sådanne tilgodehavender skal håndteres fremadrettet.
Repræsentanterne bakkede op om ledelsen og sekretariatet og lagde vægt på, at der nu blev brugt den nødvendige tid til at få ryddet op i debitorlisten, fremsendt rykkere m.v. med henblik på årsregnskabet 2017 samt sikring af ”rent bord” ved overgang til nyt økonomistyringssystem pr. 1.1.2018.
3.Bestyrelsens strategiproces I forlængelse af drøftelsen under punkt 1 bad Finn Caspersen om en yderligere belysning af HB´s strategiproces. Nis Rasmussen fortalte om den igangværende strategiproces, at HB har fokus på at understøtte og servicerer klubberne bedst muligt herunder skabe grundlag for at udbrede bridgen til nye målgrupper og dermed fastholde DBf´s klubber som et stærkt omdrejningspunkt for bridge i Danmark. Konklusionen var i al væsentlighed en opbakning til eksekveringen af den igangsatte udvikling.
4.Budget 2018 Charlotte Fuglsang præsenterede budgetudkastet og gav en kort orientering om baggrunden for en række central budgetposter – herunder løn&personale. Olaf Johansen påpegede, at budgettet for honorarer under Dansk bridge burde beregnes på ny. Repræsentanterne tog herefter budgettet til efterretning.
Der var til punktet rundsendt en evalueringsrapport. Den samlede festivalledelse deltog i midtvejsmødet.
Følgende blev drøftet:
Evalueringsrapporten blev herefter vedtaget og godkendt til offentliggørelse.
Ole Raulund præsenterede oplæg til nyt format for parfinalerne. Undersøgelsen blandt deltagere i DM for seniorer viser, at 70% støtter fri tilmelding og 70% er imod overført score til finalen. Resultatet blev problematiseret af repræsentanterne med argumentet om, at de, der tilmelder sig og dermed bliver adspurgt jo har en bias for turneringen.
Henning Mikkelsen præsenterede en undersøgelse, der viste, at distrikterne København, Østsjælland og Fyn har sendt flere deltagere end før fri tilmelding, Vestsjælland og Bornholm har sendt færre og resten har præsteret et stort set uændret deltagerantal.
Distrikternes rolle som arrangør af DM-kvalifikationer blev debatteret.
Det aftaltes, at fri tilmelding til seniorpar fastholdes endnu et år og evalueres derefter på ny. Damepar tilstræbes omlagt til fri tilmelding allerede fra 2018. Dette skal koordineres nærmere med TUK. Åben- og Mix-par drøftes med udgangspunkt i evalueringen af senior- og damepar 2018.
Repræsentanterne drøftede, hvilke initiativer der skal igangsættes i lyset af aflysningen af organisationsdagen. Der blev fra de tilstedeværende lagde vægt på, at der i særlig grad var brug for at få belyst og afklaret distrikternes rolle i samspillet mellem klubberne og DBf. Det blev derfor besluttet, at udsætte interessentanalyse samt planlægning af nye organisationsdage i forhold til klubberne. Det blev samtidig aftalt at afholde en temadag om distrikternes rolle, søndag 11. marts 2018.
De tilstedeværende udvekslede synspunkter om sæsonbegrebet samt enkeltmedlemmers klubløshed henover sommeren. Dette på baggrund af DBf´s udmelding i et nyhedsbrev fra august 2017 med det formål at opfordre til en praksis, hvor de enkelte medlemmer oplever en god service og undgår ”klubløshed” ved klubskifte.
Flertallet af repræsentanter tilsluttede sig DBf´s udmelding. Der var således enighed om, at flertallet af klubber administrerer sæsonbegrebet som sammenfaldende med DBf’s sæsonbegreb 1/9 – 31/8, og anerkender derfor ikke problematiseringen af, at enkelte klubber anvender et andet sæsonbegreb for udmeldelse af medlemmer.
Midtvejsmødet 2018 afholdes søndag den 11. november 2018 vest for Storebælt.
For referatet, Charlotte Fuglsang |
|
Trille Meister Plejdrup
posted on 12-12-2017, 14:20
|